オフィス・会社のエントランスのイルミネーション。ビルの管理会社への確認、稟議、季節ごとの入れ替え

オフィスや会社のエントランスを冬に飾るとき、決めることは飾り方そのものより、その前の手続きです。ビルの管理会社に何を確かめるか、稟議に何を書くか、受付の担当の方が無理なく扱える量はどれくらいか。この記事では、受付とガラス面、エントランスの外を飾るときの決め方を、当店ルミレントの商品の税込価格を使って順に説明します。脚立で届く範囲は総務や受付の方でも取り付けられます。高所は提携の施工会社が取り付けます。

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どこに飾るか。ガラス面・受付・エントランスの外

オフィスで飾る場所は、外から見えるガラス面、来客が最初に立つ受付、エントランスの外の植え込みの3か所です。来客の印象を変えたいなら受付、通りを歩く人に見せたいならガラス面、と目的で選びます。幅10mほどのエントランスなら、次の構成が目安です。

ツリーの価格は11月10日までのご注文の早割価格で、11月11日からは120cmの1ヶ月が9,350円になり、合計は53,350円です。ロビーが広いなら180cmのツリーセット（幅約95cm）が1ヶ月14,200円（11月11日からは18,700円）です。ツリーのサイズと本数の決め方はお店・オフィスのツリーの記事にまとめました。

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ビルの管理会社に確かめること

テナントとして入っているビルでは、飾る前に管理会社へ連絡します。自社の区画の中でも、ガラス面は外から見えるので、ビルの決まりに関わることがあります。次の5つをまとめて聞くと、やり取りが1回で済みます。

• 飾る場所が自社の区画か、エントランスや植え込みのような共用部か。共用部は管理会社の許可が要ります
• コンセントを使ってよいか、屋外の電源はあるか
• 商品の搬入と、脚立を使う作業の時間帯
• 点灯してよい時間。夜間の消灯時刻がビルで決まっているか
• 布の飾りを足すとき、防炎の物が必要か

最後の防炎は、消防法で決まりがあります。高さ31mを超えるビル（高層建築物）や地下街では、カーテンや布製のブラインド、じゅうたんなどの「防炎対象物品」に、防炎性能のある物を使う義務があります（東京消防庁の案内）。対象の品目には「室内装飾のために壁に沿って下げられている布製のもの」も含まれます（品目の一覧）。ライトやツリーは一覧にありませんが、布の幕やタペストリーを一緒に飾るときは、管理会社か最寄りの消防署に確かめてください。

稟議に書くこと

稟議は、商品代と送料、作業費、電気代を分けて書くと、金額の根拠が見えて通りやすくなります。当店は全商品の価格を公開しているので、商品代は商品ページの価格がそのまま根拠になります。見積書・請求書・納品書を発行し、銀行振込と、法人のお客様は請求書払いもご相談いただけます。

購入した物の経理の扱いも、聞かれることがあります。国税庁の案内では、取得価額が10万円未満の物は、使い始めた事業年度に全額を損金経理すれば、その年度の損金にできます。10万円未満かどうかは「通常1単位として取引されるその単位ごと」に判定します（国税庁 No.5403）。会社ごとの処理は経理のご担当者に確かめてください。見積書の見方は見積書の読み方の記事にまとめました。

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レンタルか購入か

カーテンライトやストレートライトは購入の商品です。ツリーはレンタルと購入の両方があります。180cmのツリーで比べると、1ヶ月のレンタルは14,200円、購入は19,300円です（どちらも11月10日までの早割価格。11月11日からはレンタル18,700円、購入24,600円）。1年だけならレンタル、毎年同じ受付に飾ると決まっていて、箱を置ける倉庫があるなら購入のほうが2年目から安くなります。

レンタルは届いた箱に入れて、同梱の着払い伝票で返送するだけです。購入品を置く場所が社内にあるかも、あわせて確かめてください。比べ方はツリーのレンタルと購入の記事で実際の料金を並べています。

季節ごとに入れ替える

受付の飾りを季節で替えるなら、ライトは毎年使い、季節ごとの飾りはレンタルで借りる、という分け方にすると、保管するものが増えません。

レンタルの期間は10日から3ヶ月で、商品が届いた日から数えます。11月25日に届いて1ヶ月＋10日なら返送の期限は1月4日で、年始の営業開始まで受付に置けます。年末の最終出社日に箱詰めして返送する場合は1ヶ月を選ぶ、というように社内の予定に合わせて期間を選びます。いつ外すかの決め方はいつ外すかの記事にまとめました。

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取り付けと点灯の管理

ガラス面のカーテンライトは、窓枠の上に結束バンドやフックで止めて下げます。受付のストレートライトはカウンターの縁に沿わせます。どちらも脚立で届く高さなら、30分から半日が目安です。吹き抜けの上やビルの外壁、2階以上の窓の外側は、提携の施工会社が取り付けます。

点灯と消灯はタイマーにすると、最後に退館する人が操作しなくて済みます。電気代は小さく、上のストレートライト（1本4W）を2本、1日8時間、30日点けると使う電気は1.92kWhで、約60円です（全国家庭電気製品公正取引協議会の目安単価31円/kWhで計算）。来客が床のコードにつまずかないよう、コードは壁ぎわかカウンターの裏を通してください。

相談から点灯までの進め方

1. ご相談フォームかお電話で、飾りたい場所と時期をお知らせください。エントランスの写真は確認メールへの返信で送れます。
2. ライトの種類と数量を提案し、商品代の見積書をお送りします。稟議にそのまま添付できます。
3. 高所の取り付けをご希望なら、提携の施工会社が現地を確認して作業費を見積もり、管理会社と日程を合わせます。
4. 商品は当店から発送します。レンタルはお届け日を指定できます。届いたらまず点灯を確かめてください。

店舗やオフィスでよく使う商品は店舗・施設のイルミネーションのページに、取り付けまで含めたご相談はイルミネーションの施工・設置業者のページにまとめています。飾る前に、エントランスの写真から点灯後のイメージを設置シミュレーターで作れます。稟議の資料にも使えます。

よくあるご質問

稟議用に見積書だけ先にもらえますか

はい。飾りたい場所の写真と、おおよその幅と高さをお知らせいただければ、商品と数量、商品代の見積書をお送りします。

請求書払いはできますか

法人のお客様は請求書払いをご相談いただけます。見積書・請求書・納品書を発行します。

受付の担当者だけで飾れますか

ツリーの組み立てと、脚立で届く高さのライトなら、受付や総務の方で取り付けられます。ツリーは組み立てて、付属のライトとオーナメントを飾ります。高い場所は提携の施工会社が取り付けます。

ガラスの外側に付けてもいいですか

外側はビルの共用部や外観に関わるので、管理会社の許可を先に取ってください。屋外では防水規格IPX4の商品を選び、接続部は雨の当たらない位置にします。